怎樣擠出銷售報表的水分？

　　銷售報表是實戰(zhàn)銷售中的重要性是不言而喻的，銷售決策都是根據(jù)這些銷售報表而做出的，這牽扯到一個信息系統(tǒng)安全與運行問題，下面我們來具體討論一下如何擰干銷售報表中的水分，最大限度的保證銷售報表的質(zhì)量。盡管目前很多公司都采用了許多先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，但我們認(rèn)為任何數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)都不是完美的，原始數(shù)據(jù)都是需要人來輸入的，關(guān)鍵就是如何保證這個采集系統(tǒng)真實、有效、及時、準(zhǔn)確才是最為重要的。

　　目前營銷界的銷售報表都是經(jīng)過了市場－分公司－總部三個層面的，這也就意味著銷售報表從一開始就必須保證其真實性與有效性，因此銷售報表在每個環(huán)節(jié)上所達(dá)到的要求也是有差異的，分公司層面更多是信息的及時有效收集，而總部層面則更多的是系統(tǒng)分析，下面我們以某分公司信息系統(tǒng)構(gòu)架來說明應(yīng)該注意的重要問題。

　　我們把市場信息分為三大類：銷售數(shù)據(jù)、市場動態(tài)、基礎(chǔ)信息，通常信息采集來自三個端口，銷售終端，客戶，媒體信息，這些信息分別由導(dǎo)購員、營銷員、信息員采集，匯總到分公司信息主管處，再由其具體整理匯總到分公司市場部經(jīng)理，然后再形成決策，進(jìn)行分公司層面的決策，并且這些信息同步輸送到公司總部進(jìn)行整體層面的系統(tǒng)分析。

　　上面這個表格中所列舉的報表都是日常實戰(zhàn)所用到的，這個系統(tǒng)運作的聯(lián)系媒介是電話、報表或是手機(jī)短信，維持其運作的則是信息規(guī)范制度與激勵制度，這在不同的產(chǎn)品或是不同的公司都是有所差異的，考慮到每個公司都有自己的所屬習(xí)慣與考核辦法，我們在這里重點是討論一下，如何擰干銷售報表的水分，讓銷售報表真正的反映市場真實狀態(tài)，以能夠做出即時的銷售對策：

　?、?市場報表必須立足市場具體情況

　　制作報表要根據(jù)具體市場情況或是銷售需要制定，脈絡(luò)清晰，盡量一個表解決一個問題，但不要重復(fù)，不能憑空想象去亂制定表格，與市場脫鉤的表，都是要刪除的，這一點如果在某些公司，你會發(fā)現(xiàn)每個分公司的表格系統(tǒng)是存在很大差異的，這還是要回歸到區(qū)域市場概況來，并且根據(jù)銷售需要要及時訂正，不能一個表格用幾年時間。

　?、?思想統(tǒng)一，步伐一致

　　做報表是每個責(zé)任人的必要工作，是必須要按時完成的工作，不是附加的，更不是累贅，要讓每個責(zé)任人知道，按時高質(zhì)量完成報表是工作的重要組成部分，盡管做報表會占用一定的時間與精力，但這是銷售工作特性決定的，而不應(yīng)當(dāng)認(rèn)為是多余的，或是沒有必要的，這在思想要做到統(tǒng)一。

　　③ 適當(dāng)完善的考核機(jī)制

　　報表要有一定的監(jiān)督考核機(jī)制，要不定時進(jìn)行回訪整理，例如，顧客銷售登記表，這是每月必須要回訪的，并且激勵措施要適度，做的好，就要適當(dāng)物質(zhì)激勵，做的不好，就要作出適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰，還要發(fā)動大家都要出點子，共同提高報表質(zhì)量。

　　④ 落實不同層面的責(zé)任意識

　　培養(yǎng)人報表人的責(zé)任意識，一定把銷售表當(dāng)作工作要事來做，不可大意馬虎，要注意細(xì)節(jié)，字跡清晰，描述準(zhǔn)確，書寫規(guī)范，妥善保存，并且還要建立監(jiān)督人制度，營銷員對導(dǎo)購員監(jiān)督，分公司信息主管對營銷員監(jiān)督，通過層層監(jiān)督，督促大家把報表工作做到最好。

　?、?銷售報表的四大原則

　　銷售報表的四大原則是，責(zé)任，即時，有效，準(zhǔn)確，責(zé)任是第一位的，有責(zé)任的報表才是真正反映問題的報表，即時的信息才是有價值的，準(zhǔn)確，有效，這是數(shù)據(jù)傳送的基本條件，因此要培養(yǎng)大家的報表意識，把報表中的水分?jǐn)D到最少，通過每個環(huán)節(jié)，每個細(xì)節(jié)，每個人的努力，才能做到這一點。

　　上面談到的五個方面歸納起來，制作報表要落實到具體市場情況去，不可臆測，宣灌報表統(tǒng)計工作是營銷的基礎(chǔ)工作與基本工作，要建立一定的激勵措施來保證報表的及時傳送，更為重要的是把培養(yǎng)大家的責(zé)任意識，激勵措施是擰干報表水分最為有效的干燥劑，培養(yǎng)每個人的責(zé)任意識則是根本因素。

　　[后續(xù)]

　　廖波首先親自到各大賣場了解情況，發(fā)現(xiàn)大家都反映目前的報表確實比較多，要花很大的時間去整理各種報表，并且許多表格存在嚴(yán)重的重復(fù)現(xiàn)象，同時廖波也發(fā)現(xiàn)導(dǎo)購對報表的認(rèn)識上也不夠重視，以為賣貨才是第一位的，報表做好做不好無所謂，公司的報表在賣場里到處亂放，并且在報表上亂涂亂畫；同時，廖波也找了幾個區(qū)域經(jīng)理了解對報表的意見，報表滿天飛，每天為了這些表格就要耗費很多精力，影響到業(yè)務(wù)開展，至于為什么做這些表格，區(qū)域經(jīng)理對此也沒有深刻的認(rèn)識。之后，廖波仔細(xì)分析了目前的銷售報表情況，然后在每周營銷例會上，廖波對銷售報表重新制定以下規(guī)定：

　　首先向大家強(qiáng)調(diào)了銷售報表對公司決策的重要性，并向大家灌輸“做報表，也是一項重要的基礎(chǔ)性工作”，讓大家真正的意識到報表的重要作用；然后，宣布對目前的表格進(jìn)行大手術(shù)，刪除、合并、新開，三個策略重新進(jìn)行規(guī)劃，規(guī)劃后的表格重點清晰，層次有序，最后，制定出報表考核激勵辦法，納入工資考核中，并每月設(shè)定了月度競賽辦法，前三名可得到200、100、50元的獎勵，倒數(shù)最后一名則罰款50元。

　　此辦法在實行一個月后，廖波發(fā)現(xiàn)，銷售報表大為改觀，大家都能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時準(zhǔn)確完成報表工作，為公司決策提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。